ARSIP PERKULIAHAN MAHASISWA

CATATAN AKHIR KULIAH: PENGELOLAAN ARSIP PERKULIAHAN MAHASISWA

Oleh :

Agung Ari Widodo (305262479251)²

Hidup manusia menunjukkan segala kekuatan pada makhluk manusia yang dipakai sebagai bekal hidup yang perlu dipelihara dan dimajukan hingga dapat mengantarkan manusia mencapai keselamatan lahir dan batin baik pada dirinya dan masyarakat.

(Ki Hajar Dewantara)

Abstrak

Setiap kegiatan manusia selalu meninggalkan jejak (trace). Jejak itu bisa berupa benda baik berupa tulisan maupun non tulisan. Nah, sebagai mahasiswa sudah tentu dalam setiap perkuliahan selalu melakukan kegiatan mencatat (bagi yang suka mencatat). Selain itu, pasti ada tugas dari dosen. File-file tersebut tentunya masih akan digunakan lagi dikemudian hari (bila diperlukan). Untuk itu diperlukan cara atau bisa dibilang teknik untuk bisa menyimpannya dengan aman, rapi, dan mudah untuk dicari. Teknik binder dan teknik folder bisa digunakan unutk menyimpan arsip mahasiswa. Jadi kita bisa dengan mudah mencari dan mengakses data-data kita dimana dan kapan saja.

Key word: mahasiswa, kuliah, teknik binder dan teknik folder.

Gajah mati meninggalkan gading, harimau mati meninggalkan belang, bagaimana dengan manusia? Tentu saja dengan akal, kita meninggalkan karya atau dalam Antropologi disebut artifak. Nah artifak-artifak inilah yang akan menjadi jejak, bukti, dan peninggalan yang berharga bagi manusia dan juga bagi ilmu pengetahuan. Untuk menghindari agar benda-benda berharga tersebut tidak rusak maupun hilang maka perlu adanya pengelolaan, penyimpanan,dan perawatan.

Salah satu dari peninggalan manusia adalah tulisan. Sejak ditemukannya kertas yang dulunya terbuat dari rumput papyrus, merupakan penemuan penting bagi manusia, karena serat selulosenya menjadi landasan kimiawi bagi pembuatan kertas zaman modern³. Dari penemuan bahan-bahan pembuatan kertas seperti pahatan bata, tanah liat, gulungan papyrus, parchmen, vellum, dan bahan tulis lainnya merupakan awal dari sejarah arsip⁴. Dengan demikian maka untuk menyimpan arsip-arsip ini lahirlah perpustakaan. Pada awalnya perpustakaan terdapat di Assyiria, Babylonia, Mesir, Yunani, dan Roma⁵.

Arsip tidak hanya tercipta di suatu instansi ataupun organiasasi, tapi dimana pun akan tercipta benda “imut” yang namanya arsip. Kenapa begitu? Setiap kita melakukan aktivitas yang berhubungan dengan transaksi, pasti ada buktinya, contohnya, ketika kita belanja di Mall atau swalayan, pasti ketika sudah membayar diberi bon (bukti pembayaran); atau juga ketika membeli pulsa di sebuah counter, pasti juga diberi bon⁶. Nah bon inilah salah satu bentuk arsip karena sebagai tanda bukti pembayaran. Jika ada sesuatu seperti barangnya jelek, atau kurang, kita bisa komplain dengan menggunakan bon tersebut sebagai tanda bukti.

Begitu juga mahasiswa dalam melakukan perkuliahan, tidak luput dari pembuatan arsip. Lalu apa arsip mahasiswa itu?? Tentu saja arsip yang dimaksud disini adalah catatan perkuliahan dan tugas-tugas yang diberikan dosen. Tugas ini bisa berupa makalah, artikel, paper, atau jenis yang lain yang berupa ketikan komputer. Kadangkala semua arsip tersebut dilupakan oleh mahasiswa (emang mahasiswa zaman sekarang agak malas ya, semoga penulis tidak). Padahal, catatan perkuliahan dan tugas-tugas tersebut suatu saat diperlukan, entah sebagai sumber data, informasi, media pengingat, atau hanya sebagai inspirasi untuk menulis sebuah skripsi. Nah, karena itulah diperlukan suatu cara untuk merawat, menyimpan, dan mengelola arsip perkuliahan itu dengan suatu cara yang praktis.

Ada banyak cara untuk menyelamatkan data-data perkuliahan. Bisa dengan mengumpulkan catatatan-catatan kuliah tersebut dalam sebuah binder, untuk yang berupa file komputer bisa dengan dicopy di CD, atau bisa juga disimpan di e-mail. Karena itulah dalam tulisan ini penulis akan mencoba mengulas tentang bagaimana mengelola arsip mahasiswa terutama yang berupa file-file atau ketikan komputer.

Penulis merupakan manusia biasa juga, jadi kemungkinan besar tulisan ini banyak kekurangannya. Maka dari itu mohon bimbingan dari Bapak Marsudi, dan juga teman-teman di Jurusan Sejarah Universitas Negeri Malang untuk memberi kritik, saran, dan makanan juga boleh (akan senang sekali).

Perkuliahan: Aktivitas Mahasiswa di Kampus

By the way, ngomong-ngomong bicara tentang mahasiswa tidak terlepas dengan istilah kuliah. Bahkan ketika penulis bersantai di kamar kos ada seorang teman bertanya, “kamu gak kuliah?”. Sebenarnya apa itu kuliah, apa itu mahasiswa? Kalau bagi kita yang sudah menempuh semester VI, pastilah sudah paham apa mahasiswa dan kuliah, tapi angkatan baru tahun ini pasti ada yang mengalami kebingungan karena peralihan situasi dan kondisi.

Menurut Anees, menjadi mahasiswa berarti menempati posisi tertentu yang berbeda dari yang sebelumnya. Ada banyak julukan bagi mahasiswa, seperti “bukan pelajar lagi, agent of social change (agen perubahan sosial), “tukang demonstrasi. Sejumlah julukan itu menuntut tindakan tertentu⁷. Jadi mahasiswa merupakan tingkatan selanjutnya setelah siswa. Atau bisa dikatakan peralihan dari siswa menjadi siswa yang maha menjadi mahasiswa.

Ketika manjadi mahasiswa inilah kita akan mendapatkan wacana yang luas. Tentu saja wacana itu diperoleh dari perkuliahan. Apa itu kuliah? Kuliah adalah proses pencarian makna intelektual. Kuliah sebagai forum untuk mengkonfirmasi pemahaman mahasiswa terhadap ilmu pengetahuan⁸. Kuliah tidak sama dengan kegiatan belajar mengajar di sekolah. Dalam perkuliahan antara mahasiswa dan dosen adalah teman diskusi⁹ (ya walaupun kita harus menghormati dosen sebagai pembimbing kuliah). Jadi melalui perkuliahan, mahasiswa bisa mengaplikasikan ilmunya baik dikampus maupun di masyarakat.

Aktivitas mahasiswa di kampus sebagian besar adalah melakukan perkuliahan karena niat awal dari desa (tempat asal) adalah kuliah. Tapi kadangkala mahasiswa yang kreatif dan tidak mau diam, tidak hanya melakukan PKK (Perpustakaan, Kos, Kuliah), mereka biasanya ikut organisasi intra kampus. Ada juga mahasiswa yang bekerja paruh waktu untuk menambah penghasilan (bekerja yang positif).

Dalam perkuliahan pastilah ada suatu kegiatan ceramah dari dosen, diskusi, atau pemberian tugas dari dosen. Dalam hal ini mahasiswa pasti membuat catatan atau rangkuman kuliah dari dosen. Dosen juga seringkali memberikan tugas-tugas terstruktur kepada mahasiswa¹⁰. Nah inilah yang disebut arsip mahasiswa. Arsip ini seringkali dibutuhkan oleh mahasiswa untuk mengingat kembali jika ada kuliah yang berkaitan dengan kuliah sebelumnya. Tapi kadangkala juga mahasiswa kurang memperhatikan arsip ini karena tidak menyimpan secara praktis dan rapi. Sehingga sering ada kejadian kehilangan file atau data-data tugas yang pernah dikerjakan. Lebih berbahaya lagi ketika sedang menempuh skripsi, apalagi belum di print (dicetak) komputernya kena virus. Bisa-bisa mahasiswa yang menempuh skripsi tersebut pusing tujuh keliling atau bahkan stress berat. Karena itulah diperlukan cara untuk mengolah, menyimpan, dan merawat arsip supaya mudah untuk mencari.

Apa itu Arsip?

Di atas sudah disebutkan bahwa arsip adalah bukti dan hasil kegiatan manusia. Ini adalah pengertian awam tentang arsip. Lalu apa itu arsip? Banyak sekali pengertian arsip, dari asal katanya saja ada tiga bahasa yaitu:

1. Kata arsip berasal dari bahasa Yunani archetioan yang berarti kantor¹¹.

2. Kata arsip berasal dari bahasa Belanda archief. Menurut Atmosudirdjo¹² archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian yaitu:

• Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

• Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kerasipan tersebut.

• Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

3. Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file yang berasal dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang¹³.

Di atas tadi adalah pengertian arsip dari segi bahasa. Sedangkan pengertian arsip berdasarkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1991¹⁴ adalah sebagai berikut:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Kemudian Undang-undang Nomor 7 Tahun 1991 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil-hasil rekaman, film, dan lain sebagaianya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri melalui masalah yang sama.

Pengertian arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1991 ini berkisar pada pembuatan arsip dari Pemerintah maupun badan swasta. Bahkan tujuan dari arsip tersebut untuk menunjang pelaksanaan jalannya pemerintah dan kehidupan kebangsaan. Lalu bagaimana arsip bisa berhubungan dengan perkuliahan mahasiswa?

Dalam pengertian arsip yang lain, menurut Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian¹⁵ adalah sebagai berikut:

1. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi tindak-tanduk dokumenter (dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.

2. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan¹⁶.

Menurut T.R. Schellenberg arsip dapat dirumuskan sebagai warkat-warkat (surat) dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kerasipan¹⁷.

Dari pengertian-perngertian di atas, yang lebih cocok untuk pengertian arsip mahasiswa adalah dari Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian poin a dan pengertian arsip dari T.R. Schellenberg. Kenapa? Karena arsip mahasiswa masih disimpan dan dipersiapkan untuk persiapan penelitian atau tugas selanjutnya.

Jenis-jenis Arsip

Tidak hanya flora, fauna, dan makanan saja yang mempunyai berbagai jenis, arsip pun juga ada jenisnya. Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan yang dibuat kebanyakan orang saja. Namun kebanyakan arsip merupakan dokumen yang dihasilkan oleh seseorang, instansi, maupun perusahaan. Jenis-jenis arsip adalah sebagai berikut¹⁸:

1. Arsip menurut Subyek atau isinya

Menurut subyek atau isinya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu;

• Arsip kepegawaian, contoh; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dsb.

• Arsip keuangan, contoh; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.

• Arsip pemasaran, contoh; suat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dsb.

• Arsip pendidikan, contoh; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, KHS, transkrip mahasiswa, dsb.

1. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik.

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam rekaman informasi. Arsip jenis ini dapat dibedakan menjadi;

• Surat, contoh; naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, table, dsb.

• Pita rekaman

• Mikrofilm

• Disket

• Compact Disk (CD)

3. arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunannya. Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu;

• Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan, dsb.

• Arsip bernilai Administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dsb.

• Arsip bernilai Hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dsb.

• Arsip bernilai Sejarah, contoh; laporan tahunan (verslag), notulen rapat, gambar/foto peristiwa, dsb.

• Arsip bernilai Ilmiah, contoh; hasil penelitian

• Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dsb.

• Arsip bernilai Pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dsb.

3. Arsip menurut Sifat Kepentingannya

Penggolongan ini lebih didasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu;

• Arsip Tidak Berguna (nonesensial), contoh; surat undangan, memo, dsb.

• Arsip berguna, contoh; presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dsb.

• Arsip penting, contoh; surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dsb.

• Arsip Vital, contoh; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijazah, dan sebagainya. Arsip vital ini sangat vital dalam suatu organisasi maupun perusahaan. Jika terjadi hilangnya arsip vital ini, bisa mengakibatkan berhentinya suatu organisasi atau perusahaan¹⁹.

  5. arsip menurut Fungsinya

Penggolongan ini lebih didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu;

• Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari²⁰.

• Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1991 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip statis dan arsip dinamis, adalah sebagai berikut²¹:

1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.

2. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelanggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

6. Arsip menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya

Penggolongan ini didasarkan pada tempat atau tingkat pengelolannya, dan sekaligus siapa yang bertanggung jawab. Arsip ini dapat dibedakan menjadi;

• Arsip Pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintahan; Arnas Pusat di Jakarta.

• Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi berkaitan dengan lembaga pemerintah; Armas Daerah di Ibukota Propinsi.

6. Arsip menurut Keasliannya

Penggolongan ini didasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan;

• Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.

• Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli.

• Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

• Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

8. Arsip menurut Kekuatan Hukum

Penggolongan ini didasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu;

• Arsip Otentik, adalah arsip di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

• Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil print komputer, dsb.

Demikian penggolongan arsip berdasarkan jenis-jenis tertentu. Bagaimana dengan arsip perkulian mahasiswa? Termasuk jenis yang mana? Jika melihat fungsi dari arsip perkuliahan itu sendiri yaitu sebagai persiapan, sumber informasi, dan inspirasi serta setiap saat dibutuhkan, maka arsip perkuliahan ini merupakan arsip dinamis.

Manajemen Arsip Perkuliahan Mahasiswa

Setelah melihat pentingnya arsip perkuliahan baik yang berupa tugas-tugas ketikan komputer (termasuk skripsi) maupun catatan kuliah harian, maka diperlukan teknik untuk memenejemen arsip-arsip tersebut. Dalam hal ini penulis akan mencoba mengulas manajemen arsip dengan teknik Binder dan Folder. Serta penyimpanan arsip file ketikan komputer ke dalam e mail. Sebelum mengulas tentang teknik manajemen arsip perkuliahan, terlebih dahulu kita bahas tentang manajemen arsip dinamis.

Apa sih manajemen itu? Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan²². Sedangkan orang yang melakukan manajemen adalah manajer. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan usaha yang bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasarannya²³.

Dalam hal ini manajemen arsip merupakan pelaksanaan fungsi- fungsi manajemen di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip²⁴. Daur hidup arsip meliputi fase penciptaan arsip, fase penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan fase penyusutan arsip²⁵. Menurut Sulistyo Basuki orang yang bertanggung jawab atas manajemen arsip dinamis disebut record manajer, dalam berbagai badan korporasi merupakan manajer tingkat menengah²⁶. Tetapi dalam hal memanajemen arsip perkuliahan, mahasiswa sebagai manajer mempunyai peran yang penting, karena pengelolaan arsip dilakukan secara individu.

Setelah mengetahui pengertian manajemen arsip dinamis, kini beranjak pada pengelolaan arsip dinamis. Seperti yang sudah diutarakan di atas bahwa arsip perkuliahan mahasiswa merupakan jenis arsip dinamis. Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dinamis dibedakan menjadi 3 macam, yaitu;

• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

• Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari²⁷.

Melihat taraf penggunannya arsip perkuliahan termasuk arsip aktif karena masih sering digunakan. Karena itulah diperlukan teknik untuk mengelolanya. Nah penulis akan mencoba membahas teknik binder dan teknik folder.

• Teknik Binder

Sebenarnya binder merupakan tempat menyimpan kertas²⁸. Mahasiswa sering membawanya jika mengikuti perkuliahan. Benda ini dianggap praktis dari pada buku, karena disamping praktis, juga ringan untuk dibawa kemana-mana, harganya pun terjangkau bagi kantong mahasiswa²⁹. Ketika masih di sekolah, kita masih menggunakan buku untuk catatan tiap-tiap mata pelajaran dan ini berlangsung selama satu tahun. Sedangkan di kampus, mata kuliah setiap semester ada pergantian. Nah, maka dari itulah penggunaan binder sangat efektif dan efisien bagi mahasiswa.

Kegunaan binder tidak hanya sebagai catatan saja, tapi bisa kita kembangkan untuk menyimpan catatan-catatan perkuliahan semester sebelumnya. Lalu bagaimana caranya? Catatan-catatan perkuliahan semester yang lalu yang masih dianggap penting dikumpulkan di tiap-tiap mata kuliah. Jika ada lembaran catatan (arsip) yang tidak penting, bisa disusutkan (dihilangkan)³⁰. Jika ada kantong tebal, bisa membeli dua binder, yang satu untuk penyimpanan arsip, satunya untuk catatan kuliah. Setelah dikumpulkan di tiap-tiap mata kuliah, catatan-catatan tersebut di masukkan ke dalam binder yang khusus untuk penyimpanan. Dalam binder itu setiap bagian-bagian arsip mata kuliah diberi pembatas untuk membedakan antara mata kuliah yang satu dengan yang lain, dan juga membedakan arsip perkuliahan per-semester.

Untuk mempercantik supaya enak dilihat dan dibuka, binder diberi hiasan. Biasanya mahasiswi yang suka pada hal hias menghias. bisa dihias dengan warna, kata-kata mutiara (bijak), atau foto pacarnya juga boleh. Lebih bagus lagi, jika setiap arsip semester memiliki binder sendiri. Tetapi kelemahannya ada pada finansial karena harus membeli banyak binder. Dan juga kapasitas catatan yang bermacam-macam di tiap semester. Jadi catatan tiap mahasiswa ada yang banyak ada juga yang sedikit (mungkin hanya mencatat poin-poinnya saja).

Arsip-arsip catatan perkuliahan yang sudah dikumpulkan dalam binder hendaknya ditata dengan rapi dan disimpan di tempat yang aman dan mudah agar bisa diambil sewaktu-waktu. Tempat penyimpanan yang dekat adalah didalam lemari³¹. Namun jika tidak ada lemari bisa diletakkan di meja dengan posisi berdiri (seperti peletakan buku dalam rak perpustakaan). Jadi jangan diletakkan di bawah kasur, di bawah bantal atau bahkan di bawah lemari, nanti bisa dimakan rayap.

• Teknik Folder

Teknik folder ini digunakan untuk menyimpan arsip perkuliahan yang berupa file ketikan komputer. Sebagaimana kita tahu sekarang adalah zamannya teknologi canggih, termasuk komputer. Setiap kegiatan perkantoran tidak lepas dari komputer. Mahasiswa pun sangat membutuhkan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas kuliahnya. Apalagi sekarang sedang berkembang penggunaan laptop dan juga didukung dengan sistem wireless³² di setiap kampus.

Ketika penulis ngobrol dengan teman-teman mahasiswa, ada keluhan diantara mereka. Keluhan mereka adalah file-file ketikan komputer yang merupakan tugas mereka hilang saat mereka membutuhkan untuk rujukan tulisan/makalah selanjutnya. Ada yang bilang kena virus, filenya terhapus, dsb. Dari sinilah penulis mempunyai inspirasi bagaimana menyimpan arsip tugas-tugas itu dalam teknik folder.

Folder merupakan tempat untuk menyimpan file atau dokumen. Di dalam komputer folder berbentuk kotak dan bisa dibuat untuk menyimpan file-file komputer. Folder-folder ini bisa dimanfaatkan untuk menyimpan arsip-arsip tugas perkuliahan. Tugas-tugas perkuliahan dalam hal ini berbentuk file dokumen Microsoft Word. Setiap mata kuliah sudah pasti ada tugas untuk membuat karya tulis (makalah, paper, artikel, dsb.). File-file itu jangan dihapus (kecuali yang tidak penting), tapi disimpan dan dikumpulkan dalam folder. Agar lebih efisien, bisa membuat folder-folder untuk setiap mata kuliah di setiap semester. Jadi gambarannya begini, buat dulu folder-folder untuk setiap semester (foldernya diberi nama sesuai dengan semester berapa). Di dalam setiap folder semester ada folder lagi untuk setiap file tugas mata kuliah.

Untuk mencegah agar folder yang berisi file tugas perkuliahan tidak hilang ketika komputer mengalami error atau install ulang, bisa di copy ke dalam CD (Compact Disk) dengan menggunakan soft ware Nero. Tapi dalam CPU komputer harus mempunyai Disk Rewrite. Sebenarnya bisa juga disimpan di flashdisk (bagi yang punya), tapi seringkali flashdisk juga rawan terkena virus yang menghilangkan folder. Karena itulah CD mempunyai tingkat keamanan relatif tinggi daripada flashdisk.

Untuk data-data vital (penting) seperti file skripsi atau tugas akhir bisa juga disimpan atau di copy ke dalam CD, tapi tidak efektif karena proses pembuatan skripsi maupaun tugas akhir tidak serta-merta langsung jadi tapi melalui proses penulisan yang lama. Jika disimpan dalam CD pun nanti akan terjadi penggandaan file yang bisa menyebabkan file yang sama bisa ditimbun oleh file yang baru. Dan juga penyimpanan yang berulang-ulang bisa menyebabkan kapasitas dalam CD menjadi penuh. Ada cara praktis untuk menyelamatkan data skripsi ini, yaitu disimpan ke dalam e-mail. Tentu saja terlebih dulu kita harus membuat e-mail. File vital itu disimpan atau dicopy ke dalam e-mail dengan cara attachment file. Jadi keuntungannya menyimpan di e-mail, kita bisa mengakses dan membuka file dimana saja dan kapan saja. Kelemahannya, jika ada gangguan internet bisa hilang data-datanya, tetapi kemungkinan ini relatif kecil.

Sekarang berkembang sebuah software yang khusus digunakan untuk kearsipan. Software ini adalah EFS – Cabinet NG, Electronis Filing System for Singapore Judificial, dan Paper Master Pro³³. Perangkat lunak ini bisa membantu meningkatkan efisiensi kantor. Tapi untuk mengatur arsip perkuliahan mahasiswa tidak perlu membeli aplikasi-aplikasi di atas. Teknik binder dan teknik folder bisa digunakan untuk memanajemen arsip perkuliahan.

Epilog

Pada umumnya arsip di bedakan menjadi arsip statis dan arsip dinamis. Arsip perkuliahan mahasiswa termasuk dalam arsip dinamis karena arsip tersebut masih digunakan sebagai bahan belajar, persiapan penelitian, persiapan tugas-tugas selanjutnya, dan sebagai inspirasi untuk membuat skripsi. Karena sifatnya yang penting itulah, maka diperlukan teknik untuk memanajemen arsip perkuliahan. Nah, dengan ini penulis mencoba membantu memenejemen arsip perkuliahan dengan teknik binder dan teknik folder.

Melihat pentingnya arsip sebagai media informasi perlu di adakan manajemen arsip. Walaupun hanya berupa kertas, atau mungkin rekaman kaset, semuanya bisa membantu untuk membuat perencanaan selanjutnya. Karena itu, arsip-arsip tersebut jangan dibuang. Apalagi bagi mahasiswa Jurusan Sejarah (Prodi Ilmu Sejarah), informasi dalam arsip baik dari zaman Kolonial Belanda sampai Revolusi atau bahkan sekarang, sangat penting sebagai bahan historiografi.

Semoga dengan memahami arti penting arsip sebagai sumber informasi, penulis dan teman-teman mahasiswa Jurusan Sejarah, terutama Prodi Ilmu Sejarah, bisa melakukan dan mendapatkan sumber sejarah berupa arsip³⁴. Dengan begitu kita bisa membuat sebuah skripsi yang menarik berdasarkan sumber dari arsip tersebut. Amin.

Daftar Rujukan

Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.

Gigih (catatansigigih.blogger.com). Pengertian Arsip dan Fungsi Arsip Vital. Diupdate pada 18 Juni 2007.

Irawan, Mustari. Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan Kearsipan (www.arsipjatim.go.id), diapdate pada 12 April 2008.

Q-Aness, Bambang. 2006. Nggak Sekedar Ngampus. Bandung: PT. Mizan.

Stoner, James A.F. 1995. Managemen Jilid 1 (terjemahan Alexander Sindoro). Jakarta: Prenhalindo.

Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gaya Media.

Suwardjono. Perilaku Belajar di Perguruan Tinggi (www.suwardjono.com). Diupdate pada 25 November 2004.

Suwarno, Wiji. 2007. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan; Sebuah Pendekatan Praktis. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

2 Penulis adalah mahasisiwa Jurusan Sejarah, Fakultas Sastra, Universitas Negeri Malang.

3 Wiji Suwarno, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan; Sebuah Pendekatan Praktis (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2007) hal. 20.

4 Ibid hal. 17

5 Ibid. Dalam tulisan ini tidak dibicarakan tentang konsep-konsep perpustakaan. Untuk lebih jelasnya silahkan membaca buku “Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan”, atau berdiskusi dengan Bapak Marsudi, dosen mata kuliah Kearsipan dan Perpustakaan.

6 Kalau membeli pulsa pada agen pulsa berjalan, mungkin tidak ada bonnya, karena mungkin agen itu teman kita juga, tapi laporan transaksi akan dicatat oleh agen tersebut sebagai bukti telah sukses melakukan transaksi pulsa elektrik (penulis merupakan agen pulsa elektrik berjalan, silahkan kalau mau beli).

7 Bambang Q-Anees, Nggak Sekedar Ngampus (Bandung: Mizan, 2006) hal. 16-17. Penulis sarankan kepada mahasiswa baru untuk membaca buku ini untuk memperoleh gambaran tentang kuliah.

8 Suwardjono, Perilaku Belajar di Perguruan Tinggi (www.suwardjono.com), 25 November 2004.

9 Ibid.

10 Kalau bagi mahasiswa Ilmu Sejarah UM, menurut Bapak Marsudi, mahasiswa Ilmu Sejarah harus banyak diberi tugas supaya bisa menulis karya ilmiah. Wah setiap hari bisa ngelembur.

11 Suwarno, loc.cit. Dalam catatan perkuliahan penulis, arsip berasal dari kata archeon dan arche (keduanya berasal dari bahasa Yunani) yang berarti permulaan, tempat utama, asal, kekuasaan, dan juga berarti bangunan kantor.

12 Dalam Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 1995), hal. 14.

13 Ibid. Penulis heran, kenapa dalam bahasa Inggris tidak menggunakan kata archive? Padahal kata ini lebih cocok untuk asal kata arsip.

14 Ibid, hal. 17.

15 Ibid

16 Agaknya pengertian ini lebih kepada balai kearsipannya, karena disana terdapat kegiatan untuk mencatat, menyimpan, dan mengolah arsip.

17 Ibid, hal. 19.

18 Agus Sugiarto & Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005) hal 11-13. Jenis-jenis arsip ini bisa juga dilihat di Wursanto, Kearsipan 1, hal 21-30.

19 Mengenai arsip vital ini bisa dilihat dalam Gigih di catatansigigih.blogger.com tentang Pengertian Arsip dan Fungsi Arsip Vital.

20 Menurut Sulistyo Basuki dalam Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003, hal 12), arsip dinamis merupakan terjemahan dari kata records yang membedakannya dari arsip statis.

21 Wursanto, Op Cit hal 29.

22 James A.F. Stoner, Managemen Jilid 1 (terjemahan Alexander Sindoro, Jakarta: Prenhalindo) hal. 7.

23 Ibid

24 Mustari Irawan, Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan Kearsipan (www.arsipjatim.go.id) diapdate pada 12 April 2008.

25 Ibid

26 Sulistyo Basuki, Op Cit, hal 15.

27 Wursanto, Loc Cit.

28 Kertas yang digunakan biasanya yang bagian kirinya ada lubangnya. Kertas ini bisa dibeli di toko-toko (buku) terdekat. Merek yang sering ada seperti Loose Leaf, dsb.

29 Maklum sebagian besar mahasiswa adalah anak kos, yang harus pandai-pandai mengatur finansial.

30 Mungkin catatan yang tidak penting seperti surat cinta, tulisan-tulisan yang “ngerasanin” dosen, coretan-coretan tidak berguna, dsb.

31 Jika dikamar kos ada lemari atau bagian dalam lemari yang masih sisa, bisa dimanfaatkan untuk menyimpan binder arsip perkuliahan.

32 Salah satu sistem di dalam laptop yang bisa digunakan untuk mengakses internet di suatu area yang ada jaringan spot wireless-nya.

33 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Op Cit, hal. 151.

34 Tentu saja mahasiswa sejarah menggunakan metode sejarah, yaitu Heuristik, Kritik, Intepretasi, dan menjadi Historiografi.